Management assistent
Gemeente Alkmaar

Anders   |   Regulier   |   Vast   |   24 uur
Jij schept orde in een steeds wisselende omgeving

Samen met jouw collega’s ontzorg je de 3 directieleden en 15 unitmanagers van de gemeente Alkmaar. Je maakt mogelijk dat zij zich volledig richten op het inhoudelijke gedeelte van het werk. De agenda’s zijn bijgewerkt en actueel. Stukken ter voorbereiding liggen klaar en de ruimtes zijn vooraf gereserveerd en bekend bij alle partijen. Jij zorgt dat dit een vanzelfsprekendheid is. De managers kunnen op jou en je collega’s bouwen. De afspraken die jij beheert, vinden plaats met allerlei verschillende partijen. De agenda’s lijken zich ‘automatisch’ te vullen. Soms ver vooruit gepland en regelmatig met ‘spoedjes’ tussendoor. In die steeds wisselende omgeving behoud jij de regie.

 

Jij

  • beheert agenda’s van verschillende  directieleden / unitmanagers; 
  • stemt met de directielid/unitmanager (en het team) af welke afspraken prioriteit hebben ten opzichte van andere afspraken.;
  • treedt op als contactpersoon voor in- en externe relaties;
  • notuleert vergaderingen als dit gevraagd wordt;
  • bent een kei in het organiseren van bijeenkomsten.

 

We zoeken vaste versterking voor maximaal 24 uur per week. Wil je graag meer uren werken? Dan is dit in overleg en op tijdelijke basis mogelijk.

 

Gestructureerd, discreet en flexibel – dat doe je samen!

Als managementassistent krijg je regelmatig politieke gevoeligheden onder ogen. Daar ga jij voorzichtig mee om. Je hebt te maken met een veelzijdigheid aan afspraken en onderwerpen.Met jouw gestructureerde en planmatige manier van werken zorg je voor een duidelijk overzicht voor zowel jezelf als jouw collega’s. 

 

Daarnaast;

  • werk je graag samen in een team. Samen bereik je meer dan alleen;
  • ben je ondernemend, proactief en meedenkend;
  • kom je steeds in situaties waar op het laatste moment iets verandert. Jij kan goed schakelen en geniet van het in elkaar zetten van ‘puzzelstukjes’;
  • ben je bereid om op vrijdagen te werken.
  • heb je ervaring met complex agendabeheer. Alles gebeurd digitaal (MS office, Teams en IBABS). Jij bent hier goed in thuis!

 

Teamwork, humor, gezamenlijkheid

Managementondersteuning is een team waarbij de samenwerking verloopt als een geoliede machine. Door de gezamenlijke werkwijze is geen overdracht nodig om het werk goed uit te voeren. Onderling is er een goede teamspirit. We stellen ons flexibel op en zorgen zo voor een altijd prettige werksfeer. Met humor houden we de werkzaamheden luchtig.

 

Ben jij dé kandidaat naar wie wij op zoek zijn? Solliciteer dan direct

Competenties

Flexibiliteit
Integriteit
Verantwoordelijkheid
Plannen en organiseren

Contactpersoon sollicitatie

Sandy Moorhoff
SMoorhoff@alkmaar.nl

Contactpersoon vacature

Lotte van de Graaff
06 43 23 40 43
lvandegraaff@alkmaar.nl

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.